Una factura electrónica no deja de ser una factura, por tanto, es el justificante de la entrega de unos bienes o prestación de servicios.
Todo ello está recogido en el RD 1619/2012 donde se regulan aspectos como: Obligación de expedir factura, contenidos, requisitos, especificaciones, plazos, conservación, etc.. Todas las facturas -electrónicas o en papel- deben garantizar la legibilidad (en el caso de factura electrónica la facilita el propio programa informático), autenticidad (garantizar la identidad del obligado) e integridad (que su contenido no ha sido modificado).
Existen dos tipos de facturas electrónicas:
La factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.
- Las primeras contienen datos y pueden ser generadas por sistemas informáticos de facturación del emisor y sistemas de pago y contabilidad del receptor (formato XML).
- Las segundas consisten en una imagen, por lo que para ser introducida en el sistema informático del receptor implica un proceso específico no automatizado, como por ejemplo los ficheros PDF.
Ventajas de la factura electrónica
Los beneficios pueden ser acortar los ciclos de tramitación, menos errores humanos, acceso mas rápido a las facturas almacenadas, menos consumo de papel, facilita la lucha contra el fraude, y, en definitiva, la modernización de la economía y desarrollo de la sociedad de la información.
En septiembre del 2022 se aprobó la ‘ley Crea y Crece’ que, entre otros temas, agiliza el proceso de creación de empresas, elimina trabas legales que pueden impedir la actividad, lucha contra la morosidad y finalmente regula la implementación de la factura electrónica. Este último apartado es el que nos afecta al tema que estamos analizando en este artículo y determina, en particular, la obligatoriedad de que las empresas emitan factura electrónica en su actividad con otras empresas o autónomos (algo que ya viene sucediendo desde el 2015 con la administración pública).
Esta adaptación se hará de forma progresiva
Primero para las empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales que será de un año a partir de la aprobación del reglamento, osea, 2025 y segundo para las empresas que facturen menos de los 8 millones de euros anuales que será de dos años.
Esto quiere decir que para una empresa que facture menos de estos 8 millones, el plazo de obligatoriedad de emisión de facturas electrónicas será para el año 2026 y para los autónomos este plazo será para el año 2027.
En el Reglamento que se aprobó en diciembre de 2023 a través del RD 1007/2023 y que determina los plazos anteriormente señalados de 2025 y 2026 se determinan los requisitos legales que deben cumplir dichas facturas electrónicas como: Integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad (evitar el sofware de doble uso o “sofware de ocultación de ventas”). Este reglamento se conoce con la denominación de “Reglamento Verifactu”.
Se aplicará a todos los empresarios con excepción de aquellos que ya estén sometidos al Suministro Inmediato de Información (SII) y se hará en todo el territorio español, salvo los de régimen foral de Vizcaya, Guipúzcoa y Álava. Este Reglamento será compatible con el Proyecto de Reglamento de la factura electrónica B2B que se está tramitando. Los sistemas informáticos deberán adaptarse de forma integral a ambas modificaciones utilizando un modelo de datos único basado en menciones obligatorias de factura y plazos de pago.
Es importante remarcar estos plazos, ya que muchas empresas están precipitándose a actuar con demasiada celeridad, provocando errores innecesarios, cuando es un tema que requiere trabajarlo bien para planificar los pasos a hacer correctamente.
Sobre el autor:
Miquel VallsAsesor Financiero
Miquel Valls – Asesores Fiscales y Financieros
