Nuevas normas de facturación 2025

A partir del 1 de Julio de 2025 empresas y autónomos deberán tener adaptados sus sistemas de facturación a las nuevas normas de facturación 2025:

NORMATIVA

La Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas y el Real Decreto 1007/2023 (apodado como “Reglamento Verifactu”) establecen la obligación del uso de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que cumplan los requisitos del nuevo Reglamento y, en algunos casos, la implementación de la factura electrónica, con el fin de mejorar la transparencia fiscal, reducir la morosidad y garantizar la seguridad de las transacciones comerciales.

SISTEMAS INFORMÁTICOS DE FACTURACIÓN (SIF)

¿Qué son?

Son herramientas tecnológicas diseñadas para gestionar la emisión de facturas de forma segura y conforme a la normativa.

¿Qué requisitos deben cumplir?

• Integridad y trazabilidad: Los registros de facturación deben ser inalterables y accesibles para la Agencia Tributaria.

• Código QR y Hash: Las facturas o tickets emitidos deben incluir un código QR y una huella digital o hash, garantizando su autenticidad y permitiendo su verificación.

• Interconexión y compatibilidad: Deben asegurar la interconexión y compatibilidad con los diferentes sistemas informáticos de clientes, proveedores y administraciones públicas.

• Certificación del software: El software utilizado debe estar certificado por el proveedor para cumplir con las normativas vigentes.

¿Plazo de aplicación?

Todas las empresas y autónomos que emitan facturas o tickets, ya sea en operaciones B2B (entre empresas y profesionales) o B2C (empresa a consumidor final), deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos técnicos mencionados antes del 1 de Julio de 2025. No obstante, está prevista una ampliación de este plazo hasta el 01 de enero de 2026.

Aplicación gratuita de la Agencia Tributaria (AEAT)

Con el fin de facilitar a los pequeños negocios y autónomos la adaptación las nuevas normas de facturación 2025, la Agencia Tributaria ofrecerá un sistema de facturación gratuito que cumplirá con los requisitos de los SIF y con el que se podrán emitir hasta 100 facturas anuales.

SISTEMA VERIFACTU

¿Qué es?

Es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal e impulsar la digitalización y automatización de los procesos de fiscalidad empresarial.

Mediante la adopción de este sistema, las facturas o tickets, conforme se expiden, se remiten a una plataforma de la AEAT que las registra y conserva.

¿Es obligatorio su uso?

No, la comunicación de los registros de facturación a la AEAT será voluntaria.

El contribuyente tendrá dos opciones:

• Envío automático de cada registro de facturación a la Administración Tributaria (Sistema de emisión de facturas verificables o sistema Verifactu). Es la opción más cómoda y la recomendada por la Administración.

• Registro sin envío de las facturas: cada registro deberá estar firmado digitalmente y estar a disposición de la AEAT en cualquier momento.

Empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información) de la AEAT y empresas del País Vasco sujetas a la obligación de utilizar el sistema TicketBAI estarán exentas de utilizar el Verifactu al ya disponer de un sistema inmediato de comunicación de sus facturas a la AEAT.

¿Escoger la modalidad Verifactu o el Registro sin envío?

VERIFACTU	NO VERIFACTU
Enviar de manera automática los registros a la AEAT de forma segura, correcta y continuada	Registro sin envío de las facturas, guardándolas en el sistema informático.
Expresa la voluntad de cumplimiento ante la AEAT y supone menor presión de control fiscal.	Debe mostrarse el cumplimiento de la normativa de los SIF que la AEAT requerirá. Mayor probabilidad de controles.
Demuestra voluntad de transparencia.	El envío de registros de facturación solo se realiza si se recibe requerimiento de la AEAT.
Al tratarse de facturas verificables a través del sistema de la AEAT, aporta una mayor fiabilidad y confianza a los clientes.	Se trata de facturas no verificables que pueden generar desconfianza en los clientes.
Menor nivel de obligaciones.	Implica obligaciones adicionales para garantizar el correcto cumplimiento de las características de los registros, acceso y envío a éstos, conservación de 4 años…
Acceso a ayudas y servicios fiscales adicionales.	No da acceso a otras ayudas y servicios fiscales.
La AEAT se convierte en responsable de la conservación de los registros de facturación.	Existe la obligación de conservar las facturas durante 4 años. En caso de su pérdida, aunque fuese accidental, implicaría incumplimiento de esta obligación.
Requiere conexión permanente a internet.	No es necesaria la conexión permanente a internet.

FACTURA ELECTRÓNICA

¿Qué es?

Es aquella factura expedida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales en la que se documentan operaciones comerciales concertadas entre ellos.

¿Plazo de aplicación?

Las empresas y autónomos que operen en operaciones B2B (transacciones entre empresas y profesionales) estarán obligadas a emitir facturas electrónicas en el plazo de:

• Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: un año después de la entrada en vigor del reglamento que desarrolle la normativa.

• Empresas con facturación inferior a 8 millones de euros: dos años desde la entrada en vigor del reglamento.

Aún no hay fecha prevista para la aprobación del reglamento y la publicación del Real Decreto.

No obligados a la facturación electrónica

• Facturas Intracomunitarias: De momento, las facturas intracomunitarias no estarán sujetas a la obligatoriedad de la factura electrónica en España. Sin embargo, a nivel europeo, la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas europeas está fijada para el año 2028.

• Facturas de Exportación: De momento, las facturas de exportación no estarán sujetas a la obligatoriedad de la factura electrónica en España.

• Operaciones con consumidores finales (B2C): no estarán obligadas a emitir facturas electrónicas. Sin embargo, las empresas que realicen este tipo de transacciones deberán cumplir con los requisitos del SIF para la emisión de tickets o facturas simplificadas.

Funcionamiento del sistema de facturación electrónica

• Emisión y recepción de facturas electrónicas: Se establecerán unas plataformas de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado y una solución pública de facturación electrónica. Cada empresario decidirá la plataforma que utiliza, pero en todo caso no se producirá el envío directo de empresario a empresario, sino a través de estas plataformas, privadas o públicas.

• Información a la AEAT: Si intervienen las plataformas privadas, de forma inmediata suministrarán la información completa a la AEAT, si es la solución pública, evidentemente la tendrá en ese mismo acto.

Los destinatarios de las facturas electrónicas deberán informar, por el mismo sistema electrónico, sobre los siguientes estados de la factura:

• • Aceptación o rechazo comercial.

  • Pago efectivo completo y su fecha.

  • Adicionalmente, se podrá informar sobre aceptación y pago parcial, así como de su cesión a un tercero.

El plazo para informar será de cuatro días naturales desde la fecha en que se produzca la aceptación/rechazo de la factura o el pago completo/parcial (no computarán sábados ni domingos o festivos).

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Sobre el autor:

Miquel Valls

Asesor Financiero

Miquel Valls – Asesores Fiscales y Financieros