Plazo de prescripción para obligaciones tributarias

De entrada, diremos que el plazo de prescripción de cualquier obligación tributaria para su revisión por parte de la Administración Tributaria es de cuatro años, pero hay una seria de situaciones especiales en las que este período puede ampliarse, que vamos a enumerar:

• Bases imponibles negativas compensadas: En el caso de que una empresa declare pérdidas en un ejercicio y las compensa en ejercicios posteriores, En este caso, la Administración Tributaria puede comprobar dichas bases, hasta diez años después de su generación.
• Deducciones fiscales pendientes de aplicación: Este sería el caso de cualquier empresa que no haya aplicado una deducción en el ejercicio en que se generó, con lo que la Administración Tributaria tiene diez años para realizar su comprobación
• Cuotas de IVA o Impuesto de Sociedades compensadas: Este sería el caso de cuotas fiscales que se van arrastrando de un ejercicio a otro.

Para todos estos casos, deberemos conservas toda la documentación acreditativa de estas operaciones durante el período de diez años, en los cuales Hacienda puede efectuar dicha comprobación.

Este plazo de prescripción de cuatro años puede reiniciarse en determinados casos, según quien actúe sea Hacienda o la propia empresa:

Interrupción por actuación de Hacienda

Si recibimos cualquier notificación para una actuación inspectora o de comprobación, este período de cuatro años se interrumpe. Por ejemplo, si Hacienda inicia una actuación de revisión en septiembre del 2025 sobre una liquidación de IVA del cuarto trimestre del 2023, el nuevo plazo de prescripción se amplia hasta septiembre de 2029. Por otra parte, si en dicha revisión detecta alguna irregularidad, puede extender la revisión a otros impuestos relacionados. Esto ocurre, por ejemplo, en inspecciones del Impuesto de Sociedades se detectan gastos no deducibles y ello pueda derivar en una inspección de IVA al entender la Administración Tributaria que tampoco el IVA sería deducible.

Interrupción por parte de la empresa

También las empresas pueden interrumpir el plazo por sus propias acciones, tales como si presentan una declaración complementaria o una rectificación de una autoliquidación o si interponen una reclamación o recurso administrativo vinculado a algún tributo.

En el caso de prevención para el blanqueo de capitales, si la empresa está obligada, de acuerdo con la Ley 10/2010, la normativa obliga a la conservación de toda la documentación durante un período de diez años, en determinados supuestos

Plazo de prescripción más habitual

A modo de resumen, enumeramos los plazos para las situaciones más habituales:

Así podemos decir que, en general, podemos establecer un plazo de seguridad de seis años que ampliaremos a diez años para determinados supuestos. En muchos casos se tiende a destruir la documentación física con el argumento de que ya está digitalizada, pero conviene verificarlo antes sobre todo en base a criterios de trazabilidad y autenticidad para que, en su caso, pueda constituir prueba irrefutable. Aconsejamos siempre establecer protocolos en esta área para evitar conflictos que puedan resultar perjudiciales para argumentar criterios de defensa en caso de inspecciones. Siempre que existan dos posibles plazos regulados, aplicar el mayor de ellos. Si se realiza alguna destrucción, solicitar los certificados acreditativos de todo ello para aportarlos en caso de requerirse para ello.

Conclusión

Nosotros, tal como hemos comentado, recomendamos establecer protocolos generales para toda la empresa sobre este tema, que sean conocidos por todos los departamentos implicados, y que cualquier destrucción de documentación requiera siempre la verificación del responsable de esta área. En nuestro despacho, nos hemos encontrado con inspecciones que han derivado en sanciones debido a la falta de documentación acreditativa. En caso de duda, mejor protegerse por exceso que por defecto.

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Sobre el autor:

Miquel Valls

Asesor Financiero

Miquel Valls – Asesores Fiscales y Financieros