Nuestro cliente, está trabajando por cuenta ajena para una empresa constructora, de la que percibe una nómina.
Se dan ocasiones, en las que el trabajador, tiene que realizar algún pago en nombre de la empresa. Siempre se solicita la factura a nombre de la empresa.
Hasta ahora, se lo devolvían en efectivo, pero a partir de ahora, se lo van a ingresar mediante transferencias en su cuenta (pero estos conceptos no están incluidos en su nómina).
¿Puede tener problemas fiscales al considerarse como ingresos del trabajador estas transferencias recibidas cuando realmente no lo son, pues la empresa únicamente le está devolviendo un dinero que el trabajador adelantó en su nombre pagando unos gastos de la empresa?
Desde la empresa le proponen rellenar un formulario mensual, en el que se detallan todas las facturas que ha tenido que pagar el trabajador en nombre de la empresa y de las que posteriormente la empresa le abona mediante transferencia.
Ruego su opinión al respecto y que consecuencias tanto fiscales como laborales pudiera tener esta práctica para el trabajador.
¿Cuál sería la forma correcta de proceder la empresa a la hora de abonar al trabajador los gastos que ha tenido que adelantar este en nombre de la empresa?

A continuación nuestra respuesta a la consulta recibida en nuestro despacho de asesoría fiscal.

Nuestro despacho de asesoría fiscal responde:

RESPUESTA SOCIAL­-LABORAL

Desde un punto de vista de Seguridad Social, dicha práctica no comportaría ninguna consecuencia negativa siempre que se trate de importes que vienen a compensar gastos derivados de la ejecución del contrato y que el trabajador adelanta (tipo factura de un hotel) y estén dentro de los límites detallados a continuación:
Así, conforme al artículo 109.2 LGSS y 23.2 Reglamento General de Cotización, están excluidos de cotización, entre otros, los gastos normales de manutención y estancia ocasionados en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del empleado y del que constituya su residencia:
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  • Los gastos de estancia no forman parte de la base de cotización pero deberán estar debidamente justificados.
  • Los gastos de manutención no formarán parte de la base de cotización siempre que no superen las siguientes cuantías:
    1. Con pernoctación, 53,34 €/día en España y 91,35 €/día en el extranjero;
    2. Sin pernoctación, 26,67 €/día en España y 66,11 €/día en el extranjero.

No obstante, desde la perspectiva laboral, yin perjuicio que estén o no exentos tanto a nivel de retención como a nivel de cotización, todos los gastos deberían incluirse en la hoja de salarios del trabajador, ya que, conforme a lo estipulado en el artículo 7.3 LISOS, constituye infracción grave el hecho de “no consignar en el recibo de salarios las cantidades realmente abonadas al trabajador”.

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Normativa aplicada

Real Decreto Legislativo 1/1994 de 20 de junio, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social. Art. 109.
Real Decreto 2064/1995 de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento General sobre Cotización y Liquidación de otros derechos de la Seguridad Social. Art. 23.v
Real Decreto Legislativo 5/2000 de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Art. 7.

RESPUESTA ASESORIA FISCAL

El artículo 17 de la LIRPF considera como retribuciones dinerarias las contraprestaciones obtenidas por el trabajo dependiente computadas por su importe integro que incluyen las retenciones practicadas, cuotas a la SS, mutualidades laborales u otras entidades , que siendo a cargo del trabajador, satisfaga por su cuenta la entidad para la que trabaja.
A su vez, el artículo 42 define como retribuciones en especie la utilización, consumo u obtención para fines particulares de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por precio inferior al normal de mercado, aunque no suponga un gasto real para el que las concede.
Los gastos pagados por el empleado en nombre de la empresa y con factura a nombre de la misma no se encuadran en las definiciones anteriores de ingreso del trabajador.
Cuestión distinta sería que el gasto pagado a nombre de la empresa beneficiara al trabajador, p.e. pago de estancia en hoteles en época de vacaciones, o que no se pueda relacionar con el trabajo del empleado.
La utilización de una lista periódica de gastos pagados con facturas a nombre de la empresa e ingresados en la cuenta del trabajador es correcta siempre que tanto la empresa como el trabajador puedan justificar documentalmente dichos pagos.

Normativa aplicada

Ley 35/2006 LIRPF art. 17 42.

Miquel Valls

Miquel Valls

Director- Gerente de Miquel Valls Economistes