Cómo hacer correctamente una factura si eres una PYME
La factura es el documento más importante en cualquier transacción mercantil, ya que no sólo acredita y justifica fiscalmente la entrega de un bien o la prestación de un servicio en una fecha determinada, sino que prueba la deuda y establece el plazo de pago a partir de la fecha de emisión.
Desde el punto de vista fiscal la factura es el único documento que podemos emplear como justificante, ya que da al receptor el derecho de la deducción del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
Normativa a tener en cuenta
Antes de abordar cómo hacer una factura correctamente, conviene tener presente las siguientes normativas:
- El artículo 29.2 de la Ley General Tributaria establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.
- El artículo 165 de la Ley del IVA, establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto. Asimismo, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación establece que deberán conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria las facturas recibidas, las copias o matrices de las facturas expedidas, así como otros documentos.
- Las pymes que operen en el ámbito de la Unión Europea deben saber que la normativa de facturación está regulada por la VI Directiva 77/388/CEE. La identificación tributaria europea uniformiza la forma de codificar a las empresas para facilitar el control tributario.
- La Ley General Tributaria prevé sanciones leves, graves y muy graves por incumplir obligaciones de facturación o documentación, por incurrir acciones u omisiones dolosas o culposas con cualquier grado de negligencia, así como por la entrega de documentación fuera de plazo.
Habitualmente las pymes cuentan con personal con formación jurídica o administrativa para gestionar las facturas de manera adecuada, si bien cada vez un mayor número de pymes externalizan la facturación y recurren a asesores económico-financieros o bien a empresas de gestión de cobros. La legislación civil y mercantil ampara el arrendamiento de servicios, entre los que se encuentran los de gestión de facturación y control.
El papel del departamento de facturación de una empresa
El departamento de facturación tiene un carácter estratégico dentro del organigrama de cualquier pyme. La experiencia demuestra que una buena gestión de la facturación evita muchos problemas de índole administrativo, legal y fiscal. Aparentemente, la primera motivación por la que una empresa debería ser absolutamente escrupulosa en la gestión de la facturación debería ser no incurrir en multas y sanciones.
Pero más allá de las sanciones, hay otras muchas razones por las que toda empresa debería tomarse muy en serio todo aquello que tiene relación con la facturación. Fundamentalmente porque como hacer una factura no se traduce sólo en un simple papel, ya que la factura es una herramienta básica para evitar los problemas en el cobro. Problemas que en un momento dado podrían retrasar el pago y, por ejemplo, acabarían generando eventuales tensiones en el flujo de caja de la compañía.
Si no se presentan bien las facturas el receptor de las mismas no puede aceptarlas y Hacienda le puede sancionar por modificación de la Base Imponible y por tanto cargar menos IVA.
Cómo hacer una factura correctamente
Toda factura, además de sus copias, debe incluir el número o serie, la fecha de expedición, el nombre o razón social, identificación fiscal, el domicilio del expedidor y destinatario, así como la descripción de la actividad e importe. Además, resulta imprescindible que las facturas contengan el tipo o tipos impositivos que se aplican a las operaciones y la cuota tributaria que se repercuta, que debe consignarse por separado. Igualmente debe incluir la fecha de la operación o la fecha en la que se haya recibido el pago anticipado, en el caso de que no coincida con la fecha de expedición.
Es importante reflejar claramente en la factura las condiciones y la modalidad de pago que hayamos pactado. Cabe recordar que en el año 2013 el Gobierno modificó la ley sobre morosidad. La publicación del Real Decreto ley 4/2013 establece como regla general que el plazo máximo de pago queda fijado en 30 días naturales a contar desde la prestación de un servicio. Este plazo puede ser ampliado a un máximo de 60 días, si así lo pactan las partes. De ahí que a la hora de cómo hacer una factura sea imprescindible determinar el vencimiento de la factura a partir de la fecha de emisión de la misma.
Los errores en la facturación, tarde o temprano acaban teniendo su reflejo en la contabilidad de la compañía, ya que las facturas finalmente son los documentos básicos sobre los cuales se construyen los balances de las empresas. En este sentido cabe exigir a los responsables de facturación el máximo rigor y hay que facilitar el trabajo a los auditores.
Errores básicos en la facturación suponen no sólo dañar la imagen de nuestra empresa ante clientes, proveedores o clientes, sino que además nos exponemos a tener que pagar sanciones e infracciones que recogen tanto el Código de Comercio como la Ley de Sociedades de Capital. Estas sanciones pueden ser elevadas, con lo que pueden dañar nuestra cuenta de resultados.
Así pues, ante cualquier duda relativa a la facturación de una empresa conviene recurrir siempre a la asesoría de expertos en la gestión económica-financiera empresarial. Contar con este servicio especializado y profesional permitirá optimizar tiempo y recursos además de garantizar a la empresa una adecuada gestión de toda acción financiera.
