En el ámbito de la asesoría financiera siempre se trabaja con la mayor previsión y antelación posible. El hecho de poder planificar y poner en el calendario una serie de datos y fechas ya nos condiciona en gran medida y nos señala qué tipo de gestión tenemos que llevar a cabo en el siguiente ejercicio. Cuantos más datos y fechas tengamos y cuanto más exactos sean, mejor podremos hacer un presupuesto.
Es importante saber cómo hacer un presupuesto. El presupuesto, finalmente no es más que una previsión de ingresos que vamos a recibir y de gastos a los que vamos a tener que hacer frente a lo largo de un ejercicio que suele tener la duración de un año. Los presupuestos se pueden hacer también con otras periodicidades: mensuales, trimestrales, o semestrales, o incluso pueden realizarse a más largo plazo. El presupuesto no sólo es importante para nosotros como gestores de la contabilidad de la compañía, sino que también es útil para nuestros accionistas, consejeros, acreedores o clientes, ya que contiene información estratégica sobre las operaciones que se van a realizar a medio plazo.
El presupuesto: un documento contable estratégico
El presupuesto nos permite poner en papel toda aquella información y datos comerciales que van a determinar la evolución de nuestra empresa. Por un lado nos permite planificar el trabajo y las operaciones que vamos a llevar a cabo en los próximos meses. De alguna manera nos marca el camino y nos indica por donde vamos. Por otro lado el presupuesto nos permite coordinar las distintas áreas y ponerlas a trabajar enfocadas hacia un objetivo. Y lo que es más importante: nos permite llevar un estricto control de la evolución de los negocios de la empresa, de manera que podemos advertir si ha habido grandes diferencias entre lo presupuestado y lo que finalmente hemos ingresado.
Ahora bien, ¿cómo se confecciona un presupuesto? Para ello tenemos que tener en cuenta varios aspectos:
- la previsión de ventas
- la previsión de cobros
- la previsión de producción
- la previsión de compras
- la previsión de materias primas
- la previsión de pagos
- la previsión de deuda
- la previsión de efectivo
- el operativo
- el de balance …
Todos ellos conforman, mediante la superposición de las cifras, el presupuesto base, que es el elemento rector de las finanzas de la empresa.
Presupuesto de ventas para prever los ingresos
El presupuesto de ventas es tal vez el más importante de todos. Tenemos que hacer una previsión, lo más aproximada posible, de las ventas que esperamos realizar en el próximo ejercicio. Estas previsiones se pueden basar en nuestras expectativas de acuerdo con los contratos ya firmados, y de acuerdo con las previsiones de venta del sector en el que operamos. Por tanto, para realizar el presupuesto de ventas emplearemos datos nuestros pero también datos proporcionados por asociaciones empresariales o empresas de consultoría.
En el presupuesto de cobros anotaremos cuál es la previsión de cobro de las facturas para el próximo ejercicio. Es importante conocer cuál es el plazo de pago de nuestros clientes para poder ajustar el cobro en el calendario, haciéndolo coincidir con el final de cada trimestre si es posible.
Presupuestos para empresas del sector industrial
Si somos una empresa que opera en el ámbito industrial, tendremos que realizar un presupuesto de producción, en el que dejaremos por escrito cuál es la previsión de fabricación de bienes u objetos para el siguiente ejercicio. Si disponemos de un gran inventario tendremos que hacer un presupuesto de compras, que emplearemos para establecer la cantidad de dinero y bienes que necesitamos para alcanzar los objetivos que nos hemos marcado.
También tendremos que presupuestar las materias primas que serán necesarias para fabricar los productos que previamente hemos presupuestado. Otro presupuesto que hay que elaborar es el de pagos y cobros que se van a realizar para alcanzar los objetivos.
El presupuesto de la deuda y las amortizaciones
Habitualmente las empresas financian su crecimiento a través de créditos y préstamos. Conviene planificar, pues, cómo se van a pagar los intereses de la deuda y cómo se va a amortizar. Para ello realizaremos el presupuesto de la deuda.
Las tensiones de tesorería suelen ser peligrosas para las empresas, que en ocasiones no saben gestionar bien su flujo de caja. Para ello es preciso elaborar un presupuesto de efectivo. Con el presupuesto de efectivo podremos establecer cuál es el flujo de caja que necesitamos.
También podemos elaborar un presupuesto operativo para fijar el estado de ganancias y pérdidas que se haya proyectado para la empresa. También elaboraremos un presupuesto de balance, que determinará el balance final que hayamos proyectado.
Obviamente, la previsión de todos estos conceptos no siempre coincide con la realidad. Conviene ser realista y basarse en la experiencia de los últimos ejercicios para poder hacer un presupuesto lo más ajustado a las expectativas. Y en caso de necesitar ayuda para hacer los diferentes presupuesto de tu empresa siempre puedes contar con una asesoría financiera como nosotros.
Sobre el autor:
Miquel VallsEspecialista en Finanzas
Miquel Valls – Asesores Fiscales y Financieros
